怎么建立好客户文档,需要的时候,一击即中,手到擒来?

更新时间:2016-10-24 15:40:40 文章来源: 关键词:怎么做我外贸

  怎么建立好客户文档,需要的时候,一击即中,手到擒来?我遇到的问题:

  1- 电子文档

  客户有时候一个订单,文件夹可能是几十上百个,里面又有无数的EXCEL,WORD 。假如事隔一年,回头找,怎么提高效率?

  2- 纸质文档

  各种牛皮文件袋,所料文件袋。即便在纸面上写上备忘,

  时间久了,文件袋里的东西,以及与之相关联的一些数据,怎么对上号 。

  有经验的分享下经验。 我个人方法显然失败,因为总是浪费很长时间 。

  针对以上问题,小编分享了他的心得:

  首先有一个命名规则:

  1. 业务员编号:取业务负责人中文名称首字母。

  2. 报价编号规则:Q+Y+2+XX+XXX, 一共6位。

  a) 第一个字母Q代表quotation。

  b) 第二个字母代表业务负责人。

  c) 第三个数字1,代表2011年,若2012年用2代替,一次类推。

  d) 第四部分 XX,为月份

  e) 第伍部分一共三位数字XXX,代表报价序列号1-999.

  3. 订单编号规则:Y+1+XX+XXX+XX,一共9位。

  a) 第一个字母Y代表业务

  b) 第二个数字1代表2011年。

  c) 第三部分是两位数字,代表月份01-12。

  d) 第四部分是两位数字,取报价单的后两位,以便后查价格;若参考上个订单,用A加订单后两位。

  e) 第五部分是两位数字,为订单顺序号1-99.

  其他类推。不再详述。

  所有的文件整理,关键是养成良好的习惯。

  ORDER文件夹:

  -- 以客户代号或名字命名子文件夹,此文件夹

  ---以订单号命名文件夹,此文件夹下面放置客户订单,采购计划,便于随时查阅。

  ---- 出货文件夹,里面放置所有的出货资料包括报关等。

  ---- client文件夹,里面放置给客户箱单发票提单等。

  ---- picture文件夹,以日期命名,放置所有的照片等。

  INQIURY文件夹,

  -- 报价单号命名,每个报价单一个号码。

  另,重新建立2个excel文件,一个记录报价情况,一个记录订单情况。这样每次查询,都很方便。

  有朋友也分享了自己的操作方法:我觉得最重要的是给文件命名。

  分享一下我的做法。

  把文件夹分类放。比如简单点的,cusomter PO一个文件夹,PI一个文件夹,quotation一个夹,CI&PL一个夹,还有我自己给供应商的Purchase order一个夹等等,都直接用英文命名。

  每个夹再按年份建文件档。2016年的,2015年的,2014年的。

  每个文件注意一定要命名,我喜欢用公司名首字母+年份加月份首俩字母+订单编号(编号从15年第1个)然后-客户名称,,比如肥猫有限公司的16年6月年度第22个订单,就是FM#16JU22-FOB21.06。如果你一个月就有几十个订单,那就按每个月从头编号。

  这样我每次找多年前的客户的订单信息就很好翻了。

  不容易翻到的就用电脑的文件搜索功能,也一下子能翻到。

  作为一个SOHO,我每年的订单不超过50个,所以这么弄我自己觉得比较容易看。至于安全啊机密之类的问题,我倒是没想过,反正也不是什么有钱人。


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