注册/登录 我的消息
最近浏览
我的收藏

开发信都石沉大海?外贸高手如何写高回复率开发信

2021-08-31 16:41:23

外贸业务员在开发客户的时候,一定少不了邮件营销这一环节,但普遍反应是效果并不好,很多时候等了好久都没有收到反馈。

这时候有人会认为是自己发的不够多,错!

其实是有接近50%的邮件被当作垃圾邮件处理啦!


一 如何避免被误认为垃圾邮件?



1 什么是垃圾邮件?

什么样的邮件会被判定为垃圾邮件呢?根据国际电子邮件协会的判定规则:

(1)未经收件人允许的在一段时间内,发送频率过快、内容重复度过高;

(2)对方未订阅但发件人发送附件的;

(3)邮件中含有SPAM高频词等。

一封邮件,从发送到最后收到,必然要经过以下的路径:

 A方邮件客户端


A方邮件服务器

B方邮件服务器

B方邮件客户端

其中,如果A使用的是企业邮箱,那么A的邮件由企业邮箱服务器发送给B;如果A使用的是公共邮箱,如网易,那么A的邮件由网易邮箱服务器发送给B。而B方邮件服务器则会对来信的每一个IP每一个邮件服务器进行评级,过审的邮件才会投递到B的邮件客户端,B才能看到。

当你的邮件被当作垃圾邮件处理了,就相当于没有投递成功,根本没有发出去!这怎么可能会有回复呢?

这就好比我们想要听听别人对这篇文章的看法,结果对方根本就没有看到这篇文章,那后续的交流又从何谈起呢?

2 为什么会被当作垃圾邮件?

被当作垃圾邮件处理从而造成邮件发送失败的原因多种多样,下面我们就针对以下这两种情况,给大家分析造成外贸邮件回复率低下的原因,并给出靠谱的解决方案!


1. 发件的邮箱、域名、IP地址进入了垃圾邮件黑名单数据库

相信大家都有过类似的经历:一个陌生号码给你打来电话,虽然是陌生号码,但是你的手机上却显示“房产中介”、“保险理财”,甚至是“诈骗团伙”这样的提示信息。这是因为这个陌生号码被列入了一个或者多个“号码黑名单数据库”中,而你的手机也正好关联了这些数据库。 


在电子邮件的世界里,也是一样的机制。如果你的邮箱账号、发件域名、服务器IP地址因为各种原因被列入了黑名单,而你的客户正好使用了该黑名单数据库,那么你给这些客户发邮件时,对方是100%无法收到邮件的。

如果不幸出现这种情况,那应该怎么办呢?

(1)检测问题 

网络上的邮件黑名单数据库有很多,可用以下工具对自己的域名或者IP地址进行检测:

(a)www. dnsbl.info :

只要输入自己的邮箱后缀或者是IP地址就可以检测是否被列入了黑名单数据库。(包含了59个知名的黑名单数据库)

(b)mxtoolbox.com :

检测92个不同类型的黑名单数据库,还可以注册一个免费账号,定时跟踪是否进入黑名单,一旦被列入黑名单,就会发邮件提醒。

(2)解决问题

如果已经进入了黑名单也不要怕,因为大部分的黑名单是可以申请移出的,具体步骤如下:

第一步:

找到这个黑名单数据库的官网。在dnsbl和mxtoolbox中就可以直接找到。如果找不到,就在搜索引擎搜索一下,如“Abuse Ro official website”这样的关键词;

第二步:

在官网找到类似Removal, Apply to Remove这样的选项,然后就会进入一个申请向导;

第三步:

过程基本类似,需要填写:你是谁?你的客户是从哪里来的?你为什么给他写邮件?你的邮件内容是什么?

这个时候要注意,填写的内容要看起来正规规范,有说服力;

第四步:

将信息填好之后,提交申请。大部分还要通过邮件确认提交,所以提交信息时一定要填写有效的邮箱地址。

(3) 问题规避

如果通过检测,发现并没有进入黑名单数据库,可以通过以下的方法,避免今后进入黑名单数据库:

(a)不要在短时间内发送大量的邮件,要分开时间段发送

(b)同一批邮件,如果数量超过500,要分成多个批次发,且每次的标题和内容应不同

(c)如果必须要大量发送,将新老客户掺杂在一起,增加总体打开率;

(d)用软件抓来的邮箱,一定要谨慎,很可能有Spam Trap(邮件陷阱,一种垃圾邮件检测手段);

(e)使用群发工具,注意修改软件的发送邮件头和内嵌信息。

综上,很多时候邮件发不出去就是因为进入了黑名单。一旦发现邮件发不出去,要第一时间检测是不是因为进入了黑名单。

 

 2. 邮件标题和正文当中有敏感内容,被当做垃圾邮件拦截了


反垃圾邮件协议中,大部分是针对内容和模式的审查。很多时候我们为了吸引客户的注意力,常常在邮件中添加夸张的、诱惑的措辞;又或者因为解码的原因,邮件发出去就变成了乱码,这些情况都属于容易被拦截的敏感内容。

那应该怎么解决?

(1) 检测问题

对于ESP(Email Service Provider,如Gmail、Yahoo、Hotmail、你的企业邮局等)来说,靠人工一条条梳理判断你的邮件到底有没有敏感内容是很费时费力的,这时候可以使用专业的工具来检测你的邮件是否能够规避垃圾邮件策略,从而避免被拦截:

www.mail-tester.com 

上面介绍的这款工具是专门用来检测一封邮件是否会被各种ESP拒收的,而且还会给出详细的打分指导说明,重点是完全免费哦!

(2)问题规避与解决

避免出现以下这7种问题可保证大部分情况下邮件都能顺利进入收件箱:

(a)为了吸引客户,使用了太多类似“best price”,“top quality”等推销性质太浓的字眼

(b)非正常拼写单词,如:w0rds,l3tter,uPPer,CaSE,wrOnG等等;

(c)标题全部大写,并且还有类似“!!!”过多的标点符号;

(d)邮件中有乱码,非常容易被当做垃圾的格式;

(e)包含太多的链接、图片、附件,被认定为垃圾邮件的几率会很高;

(f)附件中包含如下的格式:exe、bat、dmg、apk、scr、js等,会被邮件防护程序阻止;

(g)附件的体积过大,对服务器的带宽造成了一定的负担。


各位小伙伴可能还会有这样的疑惑:邮件发送成功了,但是为什么有的客户突然联系联系着失踪了?甚至有些还会退信。 

其实这不是个例,ReturnPath的数据表明,全球每年有18%的邮件因为各种原因失效。不排除因为各种疏忽,弄错了邮件地址的拼写,但是却没有发现问题所在。

使用下面4款免费工具,可以有效地对客户的邮件有效性进行检测:

www.verifyemailaddress.org

verify-email.org 

mailtester.com

email-checker.net





二 怎样写才会让客户点击进来呢?



1 你的开发信到达了吗?

不要觉得你的开发信都进了客户的inbox了就万无一失了,除了有部分被识别为垃圾邮件投送到垃圾箱里,有部分被客户那边的ISP直接挡掉,更多的是被自己的ISP当垃圾过滤掉。甚至有些还会弹回,比如邮箱地址不正确,邮箱已满,ISP故障等。

这是为什么呢?因为很多时候大家都是用固定模板写开发信的,所以很多ISP每日只允许发送50封,有的甚至更少,这样就很容易就被识别为垃圾邮件被屏蔽了。

那正常跟客户沟通的邮件客户有时候也会收不到,怎么保证开发信达到呢?为此很多外企的经理人都养成了一个非常良好的习惯,那就是一旦要发送重要的邮件发给对方,超过半天没有收到回复就马上打电话过去询问邮件收到与否。

最后大家要切记,想要保证开发信的到达率,不仅仅需要一个靠谱的邮件清单需要用到企业邮箱来发送,还要尽量争取用固定的IP发送,这样才会大幅度地提高到达率。除此之外,不要再使用spider邮件搜索器这类东西了,因为这个邮件搜索器经常会匹配到一些很多ISP故意放在网上的蜜罐邮箱(spamtrap),一旦给这些蜜罐邮箱发送开发信,就会马上进入黑名单!而且这是各个ISP云端共享的,进了黑名单邮件就没有到达率可谈了。

(决定邮件到达与否的因素还有很多,对于外贸小白来说,很难一下子讲清楚,为此我们打算在3月19日线上直播上一一给大家讲解!欢迎你们的到来哦!)


2 客户会打开你的开发信吗?

这个主要取决于:

1.开发信标题明确,能抓住收件人的兴趣。

那一个好的标题是怎么样的呢?

"we are the manufacturer of air compressors"或者"price list of led by XX company"等推销的意味太明显了,客户可能看都不看就直接删除了;

"客户公司/handle sulfuric acid for you(为您处理硫酸)"可能对于一般人来说比较无聊,但是对于每天需要花大量金钱处理腐蚀性物质的化学工厂来说就意义非凡了。

再比如以客户利益为导向在标题中表示与自己合作会更加低成本、交货速度快,质量更好,价值更高:"Attn:目标公司名称 - Economy safety products getRevenue up – 我的公司名称"这个就是一个不错的标题啦!

所以,在标题中最好包含客户公司名称,以示重视,表明不是群发邮件。

2.收件人真的对你的产品有需求。

想要提高开发信的打开率,首先要在找客户的时候找对你产品最可能有需求的客户。虽然把梳子卖给和尚听起来很牛,可是卖给长发女人不是更省力吗?一定要找准客户群,找对池塘才能钓大鱼!


三 怎样写开发信才让客户回复呢?


客户终于收到你的开发信了,而且阅读完了,但是不代表客户会回复你哦!这时候应该怎么办呢?


我们首先要做到的是,在写开发信的时候尽可能让客户有参与感有的人的开发信从头到尾都是单向的叙述,没有互动,只把客户作为一个听众,而听众是不会觉得自己有必要发言的。

那要在开发信里面使用怎样的句子呢?我的建议是,多用一些反问句,多用“你”而不是我。这其实基本都是一些英文communication技巧的问题,只是大家学习的外贸英语的教材,很多时候都只教一个句子如何用英文表达,忽略了沟通技巧。这种business communication,在西方国家,是专门的一门课来修的,技巧很多。

除此之外,结尾的部分也起到了非常关键的作用,我们最好要在开发信的结尾给客户留一个好回复的借口这个结尾的技巧,大家要仔细揣摩,把自己放在客户的位置,当自己读到什么样的句子时候,会更有可能觉得有必要回复呢?通常情况下,一般使用祈使句,从而敦促客户采取行动;有或者采用反问句,反问客户一个问题,这样客户也会有回复你的意向。


附:回复率极高的外贸开发信模板



Hi Sir/Madam,

I know that your company is good at the furniture industry in the US market and has been established for five years. (说明对客户的了解,这不是一篇烂掉街的群发信). Our new products in the attachment are very suitable for your SLD X HC28 series products.(重点指出了客户的重要系列产品,引起注意)

In addition, we have our own professional designers to meet any of your requirements.(突出您的优势)

If you have any questions, please call me and let us discuss in detail.(符合开发产品简洁的要求)


Best blessing!

Leon